Konsolidierung der Lieferanten

Aber warum sind sie noch hier? Vielleicht sind sie infolge einer einmaligen Fehlentscheidung hier gelandet, vielleicht hat sie ein früherer Leiter hereingeholt, vielleicht ist der Lieferant noch ein verzerrtes Andenken an ein früheres System – sicher ist jedenfalls, dass du jetzt spürst: Sie sollten gehen. Du hältst sie für unzuverlässig, unflexibel, ja sogar für unhöflich, aber bisher hast du dich nie getraut, dich von ihnen zu verabschieden, weil das Risiko und die Kosten einer Entlassung immer größer schienen, als du es aus Ärger in Kauf genommen hättest.

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Na, genau jetzt ist der richtige Moment gekommen, es auszutauschen.

Die Mathematik hinter der Anbieterkonsolidierung ist nicht kompliziert

Wenn Sie einmal darüber nachdenken, warum es seit Jahren so mühsam ist, dasselbe IT-Lieferantenportfolio zu verwalten, stoßen Sie wahrscheinlich auf dieselben Probleme wie alle anderen auch. Diese vier Punkte sind es, die jedem Manager die Augenbrauen hochziehen lassen, der schon einmal eine quälend lange oder mit unangenehmen Elementen gespickte Lieferantenliste durchgesehen hat.

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Die vier wichtigsten Schwachstellen

Kosten

Bei einem kleinen Dienstleister lassen sich niemals Skaleneffekte erzielen – für ein angemessenes SLA braucht man ein Team, und das lässt sich aus einem kleinen Vertrag einfach nicht finanzieren, sodass entweder für dich oder für ihn unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen.

Lässigkeit der Anbieter

Gerade die großen, seit langem etablierten Anbieter werden faul, weil du in hohem Maße von ihnen abhängig bist. Sie sind fest etabliert, machen sich keine Sorgen, haben keine Konkurrenten im Nacken und haben es nicht eilig, sich weiterzuentwickeln – und du bezahlst ihre monatlichen Rechnungen wie ein braves Kind.

Ein zersplittertes System

Separate Dienste, separate Schnittstellen, separate Datenspeicherung, separate APIs, separate Zugriffsmöglichkeiten – jedes davon birgt eigene Risiken und verursacht eigene Kosten. Und genau deshalb wird eine einheitliche Modernisierung – beispielsweise die Einführung einer umfassenden KI-Automatisierung – schwieriger und teurer sein, als man auf den ersten Blick annehmen würde.

Verlorener Fokus, steigendes Risiko

Je mehr Lieferanten Sie haben, desto mehr Beschaffungsentscheidungen, Verträge, Ansprechpartner und Mitarbeiter für das Lieferantenmanagement sind erforderlich. Das beansprucht Ihre Aufmerksamkeit, erhöht die Kosten und das Fehlerrisiko (Sicherheit, Compliance usw.). Denn jeder Lieferant birgt Risiken. Bei manchen sind diese sogar sehr hoch.

Warum gerade jetzt – und warum nicht schon früher?

Ich selbst habe an großen Übernahmeprojekten mitgewirkt, bei denen wir langjährige Lieferanten abgelöst haben, die sich in ihrer Position völlig eingerichtet hatten. Sie leisteten minderwertige, aber teure Arbeit, denn die Abrechnung auf T&M-Basis kam ihnen besonders gelegen – das Ziel war eine hohe Anzahl an geleisteten Arbeitsstunden und die Maximierung des Umsatzes, nicht die Modernisierung und schon gar nicht die Automatisierung.

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Der Kunde sieht das immer, und wenn er die Sache logisch durchdenkt, geht er das Risiko einer Lieferantenkonsolidierung bzw. eines Lieferantenwechsels ein, das in diesem Fall bereits viel geringer ist, als beim alten Lieferanten zu bleiben. Denn es ist viel besser, die zuvor von anderen gelieferten und betreuten IT-Systeme einem agileren, fachlich besser vorbereiteten Team anzuvertrauen, als auf die – sei es langsam oder schnell, aber mit Sicherheit eintretende – Verschlechterung der SLAs, auf Compliance-Probleme und auf Untersuchungen aufgrund von Systemausfällen zu warten.

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Was können Sie von einem neuen Dienstleister erwarten? Eine umfassende Bestandsaufnahme, Überprüfung, Analyse, ein Audit, Planung, Umstellung, anschließende Optimierung und, wo immer möglich, Automatisierung – sowie eine Senkung der jährlichen Servicegebühren um bis zu die Hälfte oder sogar auf ein Drittel.
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Warum hat das dann bisher fast niemand getan? Meinen Untersuchungen zufolge wünschen sich etwa zwei Drittel der Führungskräfte mittlerer und großer Unternehmen eine Lieferantenkonsolidierung und streben innerhalb eines Jahres eine Reduzierung der Lieferantenanzahl um etwa 20 % an. Die Realität sieht jedoch ganz anders aus: In der Vergangenheit dauerten die Projekte durchschnittlich 30 bis 36 Monate und erzielten erst im dritten Jahr einen positiven ROI – bei gleichzeitig enormen Risiken. Angesichts solcher Durchlaufzeiten und solcher Renditen ist es kein Wunder, dass die meisten diese Projekte lieber gar nicht erst in Angriff genommen haben.

Was die Formel verändert hat: die KI

Mit KI-gestützten Analyse- und Entwicklungsmethoden lassen sich nicht nur die Kosten für Anbieterwechsel und Systemübernahmen drastisch senken, sondern auch die damit verbundenen Risiken. Innerhalb kurzer Zeit lassen sich der Prozess, der Code und das System umfassend überprüfen – und auf dieser Grundlage können sowohl der Anbieterwechsel als auch die einzelnen Schritte der Modernisierung und Automatisierung sicher geplant werden. Das bedeutet natürlich nicht, dass der Bedarf an personellen Ressourcen auf null sinkt, ebenso wenig wie das Risiko bei einem solchen Projekt vollständig verschwindet. Es wird immer unerwartete Ereignisse geben, sowie Schritte, die auf der Grundlage fehlender oder falscher Informationen geplant wurden und im Laufe des Projekts angepasst werden müssen – und natürlich muss alles durchgesehen, getestet, überprüft, korrigiert und bei Bedarf erneut getestet werden. Schon allein deshalb, weil der abgelöste Anbieter nicht unbedingt bereit sein wird, alles lückenlos zu übergeben. Das ist zu erwarten.
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Doch selbst unter Berücksichtigung dieser Einschränkungen lassen sich die Kosten eines solchen Projekts um bis zu 30–50 % senken, und die wesentlichen Risiken können nahezu auf null reduziert werden.

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Denn nun verfügen wir über die Möglichkeit einer umfassenden Code-Prüfung, ja sogar einer eingehenden Analyse der Nutzer- und Technologieprotokolle, einer kontinuierlichen Überwachung und eines schnellen Eingreifens, um alle Prozesse, Risiken und Abhängigkeiten gründlich zu durchleuchten, alles zu testen und rechtzeitig auf jede Abweichung zu reagieren.

Genau aus diesem Grund lieben wir bei Gloster diese Projekte

Aus IT-Sicht handelt es sich hierbei eigentlich um einfache Aufgaben: Die Anforderungen der Nutzer und des Unternehmens sind größtenteils bekannt und ausgereift, und die Funktionalität „beherrscht“ das System des bisherigen Anbieters bereits – unsere Aufgabe besteht lediglich darin, all dies mithilfe von KI-Technologie, qualifizierten Mitarbeitern und einer ausgearbeiteten Methodik kostengünstiger, besser, effizienter und sicherer bereitzustellen, zu unterstützen und zu warten. Das ist ein Kinderspiel – darin sind wir gut. Wenn du also einen Anbieter hast, von dem du dich schon lange trennen wolltest, aber Angst vor den Kosten und Risiken hattest: Jetzt ist deine Zeit gekommen!

Nimm Kontakt mit uns auf

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So why are they still here? Maybe a single bad decision brought them in. Maybe they were appointed by a previous manager. Maybe the supplier is a legacy supplier left over from a system you replaced years ago. Whatever the reason, you already know they should go. You think they are unreliable, inflexible, sometimes plain rude, and yet you have never dared to say goodbye, because the risk and cost of switching always looked bigger than the aggravation was worth.
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Now, it is time to replace them.

The maths of vendor consolidation is not complicated

If you look closely at why managing the same IT supplier portfolio has been painful for years, you will probably recognise the same problems most organisations face.

Cost

A small supplier never reaches economies of scale. A decent SLA needs a team, and a small contract simply does not cover it, so either your costs or theirs end up unreasonably high.

Vendor laziness

Large, long-established suppliers grow lazy precisely because your exposure to them is high. They are deeply embedded, they do not worry, no competitor is at their heels, so they are in no hurry to improve, while you pay their monthly invoice like a good child.

A fragmented system

Separate services, separate interfaces, separate data storage, separate APIs, separate access rights, each with its own risk and its own cost. And that is exactly why a single unified modernisation — say a broad AI automation rollout — becomes harder and more expensive than you would first think.

Lost focus, rising risk

The more vendors you have, the more procurement decisions, contracts, points of contact and people managing vendors you need. It eats your attention, the cost climbs, and so does the chance of error (security, compliance and the rest). Because every supplier carries risk. Some of them a great deal.

These are the four points that make the eyebrow twitch on any leader who has ever stared down a vendor list that is painfully long or full of problematic suppliers.

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I have taken part in large takeover projects myself, where we replaced a long-reigning supplier who had grown thoroughly comfortable in their position. They did low-quality but expensive work, because billing on a T&M basis suited them nicely. The goal was a high number of hours worked and maximised revenue, not modernisation, and certainly not automation. The client always sees this, and if they reason it through, they take on the risk of vendor consolidation or replacement, which by that point is far smaller than staying with the old supplier. Because it is far better to hand the IT systems previously delivered and supported by someone else to a nimbler, more capable team than to wait for service levels to deteriorate, compliance issues to emerge, or a system outage to trigger an internal or regulatory investigation. What can you expect from a new supplier? A full assessment, review, analysis, audit, planning, migration, then optimisation, and automation wherever possible, along with annual service fees potentially being reduced to as little as one-half or one-third of their current level. So why has almost no one done this until now? Based on my research, roughly two-thirds of leaders at medium-sized and large companies want to consolidate their vendor base, and would aim to reduce the number of vendors they work with by around 20% within a year. The reality has looked very different: in the past these projects ran for an average of 30 to 36 months, and only turned a positive ROI in the third year, while carrying a great deal of risk. With lead times and returns like those, it is no wonder most people never even started the projects.

But one thing has changed the equation: AI.

With AI-supported analysis and development methodologies, the cost of vendor switches and system takeovers falls drastically, and so does the risk. In a short time the process, the code and the system can be reviewed in full, and on that basis both the supplier switch and the sequence of modernisation and automation steps can be planned with confidence. That does not eliminate the need for human expertise, of course, just as the risk does not disappear entirely from a project like this. There will always be surprises, steps planned on the basis of missing or wrong information that need adjusting along the way, and of course everything has to be reviewed, tested, checked, fixed and retested if need be. Not least because the replaced vendor will not necessarily be helpful about handing everything over in full. That is part of the deal.

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Even with those constraints, a project like this can be made 30 to 50% cheaper, and the more significant risks can be squeezed close to zero.

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We now have the means for a full code review, indeed for in-depth analysis of user activity and technical logs, continuous monitoring and rapid intervention, so that we can thoroughly examine every process, risk and dependency, test everything, and respond to every deviation in good time.

This is exactly why at Gloster we like these projects

Not by accident. From an IT point of view these are essentially straightforward tasks: the user and business requirements are largely known and settled, the previous vendor's system already »knows« the functionality, and our only job is to deliver, support and maintain all of it cheaper, better, more efficiently and more securely, using AI technology, capable colleagues and a well-developed methodology. This is a well-understood challenge, and it is exactly the kind of work we do well. So if there is a supplier you have wanted to replace for some time, and only the costs and risks held you back: now is your time.

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Have a supplier you have long wanted rid of?

Book a vendor consolidation review

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Warum ist dieser Dienstleister überhaupt noch an Bord? Vielleicht kam er durch eine einmalige Fehlentscheidung ins Haus, vielleicht hat ihn ein früherer Manager geholt, vielleicht ist er ein Relikt aus einer alten Systemlandschaft. Sicher ist nur: Sie spüren inzwischen, dass er gehen müsste. Sie halten ihn für unzuverlässig, unflexibel, vielleicht sogar für unhöflich – und trotzdem haben Sie sich bisher nie getraut, sich von ihm zu trennen. Weil Risiko und Kosten der Ablösung immer größer wirkten als der Ärger, den Sie stattdessen in Kauf genommen haben.
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Jetzt ist der Moment gekommen, ihn auszutauschen.

Die wirtschaftliche Logik der Vendor-Konsolidierung ist nicht kompliziert

Wenn Sie darüber nachdenken, warum die Steuerung Ihres IT-Dienstleister-Portfolios seit Jahren so mühsam ist, stoßen Sie wahrscheinlich auf dieselben vier Punkte wie alle anderen. Jede Führungskraft, die schon einmal eine schmerzhaft lange Vendor-Liste durchgearbeitet hat, wird sie wiedererkennen.
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Die Rechnung der Vendor-Konsolidierung ist nicht kompliziert

Kosten

Bei einem kleinen Anbieter kommt nie Skaleneffekt zustande. Für ein anständiges SLA braucht es ein Team, und ein Team lässt sich aus einem kleinen Vertrag nicht finanzieren.

Lieferanten-Bequemlichkeit

Die großen, seit Langem eingesessenen Anbieter werden träge, weil Ihre Abhängigkeit von ihnen groß ist.

Zersplittertes System

Getrennte Services, getrennte Schnittstellen, getrennte Datenhaltung, getrennte Zugänge – jeweils mit eigenem Risiko und eigenen Kosten.

Verlorener Fokus, steigendes Risiko

Je mehr Vendoren Sie haben, desto mehr Beschaffungsentscheidungen, Verträge und Ansprechpartner kommen zusammen.

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Ich habe selbst an großen Systemübernahmen mitgewirkt, bei denen wir einen seit Jahren etablierten Anbieter abgelöst haben – einen, der es sich in seiner Position vollständig eingerichtet hatte. Abgerechnet wurde auf T&M-Basis, was für ihn besonders angenehm war: Ziel waren möglichst viele abgerechnete Stunden und maximaler Umsatz, nicht die Modernisierung und schon gar nicht die Automatisierung. Der Kunde sieht das immer. Und wenn er es zu Ende denkt, nimmt er das Risiko einer Konsolidierung oder eines Wechsels auf sich – denn dieses Risiko ist inzwischen deutlich kleiner als das Risiko, beim alten Anbieter zu bleiben. Es ist schlicht besser, bislang fremdbetreute IT-Systeme einem schnelleren, fachlich stärkeren Team anzuvertrauen, als der sicheren Verschlechterung der SLAs zuzusehen. Was dürfen Sie von einem neuen Dienstleister erwarten? Eine vollständige Bestandsaufnahme, ein Audit, einen Umstellungsplan, die Migration und danach laufende Optimierung sowie – wo immer möglich – Automatisierung. Und, je nach Ausgangslage, eine Senkung der jährlichen Servicegebühren auf die Hälfte bis auf ein Drittel des bisherigen Niveaus. Warum hat das bisher fast niemand gemacht? Rund zwei Drittel der Führungskräfte in mittelständischen und großen Unternehmen wünschen sich eine Vendor-Konsolidierung und würden die Zahl ihrer Dienstleister innerhalb eines Jahres gern um etwa 20 % reduzieren. Die Realität sah bisher anders aus: Solche Projekte dauerten im Schnitt 30 bis 36 Monate und brachten erst im dritten Jahr einen positiven ROI – bei gleichzeitig hohem Risiko. Bei einer solchen Durchlaufzeit und einer solchen Rentabilität ist es kein Wunder, dass die meisten sie lieber gar nicht erst begonnen haben.

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Zwei Drittel der Führungskräfte wünschen sich eine Vendor-Konsolidierung – doch die Projekte dauerten bisher 30 bis 36 Monate und brachten erst im dritten Jahr einen positiven ROI.

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Was die Gleichung verändert hat: KI

Mit KI-gestützten Analyse- und Entwicklungsmethoden sinken nicht nur die Kosten eines Anbieterwechsels und einer Systemübernahme drastisch, sondern auch deren Risiko. Prozesse, Code und Systemlandschaft lassen sich in kurzer Zeit vollständig erfassen – und darauf aufbauend sowohl der Wechsel als auch die Schrittfolge von Modernisierung und Automatisierung verlässlich planen. Der Bedarf an menschlicher Expertise sinkt damit natürlich nicht auf null, und das Risiko eines solchen Projekts verschwindet ebenso wenig. Es wird immer Unerwartetes geben und Schritte, die auf Basis fehlender oder falscher Informationen geplant wurden und unterwegs angepasst werden müssen. Alles muss geprüft, getestet, korrigiert und bei Bedarf erneut getestet werden – schon deshalb, weil der abzulösende Vendor sich bei der lückenlosen Übergabe nicht unbedingt kooperativ zeigt. Das gehört zu solchen Projekten dazu.

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Selbst mit diesen Einschränkungen lassen sich die Kosten eines solchen Projekts um 30 bis 50 % senken und die wesentlichen Risiken beherrschbar halten.

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Denn heute stehen uns eine vollständige Code-Durchsicht, eine tiefgehende Analyse, kontinuierliches Monitoring und schnelle Eingriffe zur Verfügung: genug, um jeden Prozess, jedes Risiko und jede Abhängigkeit zu durchleuchten, alles zu testen und auf jede Abweichung rechtzeitig zu reagieren.

Genau deshalb mögen wir bei Gloster diese Projekte

Aus IT-Sicht sind das klar umrissene Aufgaben: Die Nutzer- und Geschäftsanforderungen sind größtenteils bekannt und ausgereift, und die Funktionalität beherrscht das System des bisherigen Vendors bereits. Unsere Aufgabe ist es, all das mit KI-Technologie, erfahrenen Fachleuten und einer ausgearbeiteten Methodik besser, günstiger und sicherer zu liefern und zu betreiben. Eine klare Aufgabe – und darin sind wir gut. Wenn Sie also einen Dienstleister haben, den Sie längst loswerden wollten, vor den Kosten und Risiken aber zurückgeschreckt sind: Jetzt ist Ihre Zeit gekommen.

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Wir nehmen Ihr aktuelles Portfolio auf und zeigen Ihnen, welcher Vertrag sich zuerst ablösen lässt.

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Warum sich Vendor-Konsolidierung jetzt lohnt – bis hin zur Übergabe kompletter Systeme an einen neuen IT-Dienstleister (und warum sie sich bisher nicht gelohnt hat)